Archives médicales

Il est possible d’obtenir une copie de renseignements de santé en suivant les étapes ci-dessous. Il est important de lire attentivement les instructions avant de nous transmettre une demande. 

Qui peut déposer une demande 

• L’usagère ou l'usager
• La représentante ou le représentant légal (parent/tutrice/tuteur de l’autorité parentale) de l’usagère ou l'usager 
• Une personne expressément autorisée par l’usagère ou l'usager

Preuve d’identité 

Parfois, des preuves additionnelles quant à l’identité ou au statut du demandeur peuvent être demandées, comme un certificat de naissance, un certificat d’adoption, une preuve de tutelle, un jugement du tribunal etc. S’il s’avérait nécessaire pour nous d’avoir en main un tel document, un membre du personnel du service des Archives médicales communiquera avec le demandeur. 

Formulaire à compléter 

• Complétez le formulaire AH-216 – Demande d’accès aux renseignements de santé  
• Consultez l’exemple visuel ci-dessous pour vous familiariser avec les différentes sections du formulaire. 

Signature du formulaire - IMPORTANT 

Le consentement, peu importe le mode de transmission, doit être signé à la main par la personne qui peut légalement autoriser la communication, soit : 

• Pour le dossier d'un enfant de moins de 14 ans : le parent ou le titulaire de l'autorité parentale 
• Pour le dossier d'une mineure ou d’un mineur de 14 ans à 17 ans : la personne mineure elle-même 
• Pour le dossier d’une majeure ou d'un majeur de 18 ans et + : la personne majeure elle-même. 

Veuillez toutefois noter qu’il y a certaines exceptions à ces règles, par exemple dans des cas d’inaptitude. 

La date de signature doit aussi figurer sur la demande. 

Mode de réception des documents 

• Lors de l’envoi, indiquer clairement le mode de réception souhaité pour la transmission des renseignements de santé.  

Les modes de réception possibles sont les suivants : 

• Courriel sécurisé par mot de passe* 
• Poste régulière 
• Cueillette en personne 
• Télécopie 

*Dans la mesure du possible, le CHU Sainte‑Justine privilégie l’envoi électronique sécurisé des documents, conformément à sa Politique de développement durable.

Conseils pour faciliter le traitement d’une demande 

• Vérifier que le formulaire est identifié, complet, précis, signé par la personne pouvant légalement consentir (voir section « Signature du formulaire ») et que la date de signature y figure également.  
• Indiquer le numéro de dossier au CHU Sainte-Justine et/ou le numéro d’assurance-maladie de l’usagère ou l'usager concerné(e) par la demande s’ils sont disponibles.  
• Cibler les renseignements de santé désirés; les demandes de dossier complet pourraient augmenter le délai de traitement. 
• Si les renseignements de santé doivent être fournis avant une date précise (par exemple pour un rendez-vous à venir), l’indiquer clairement dans la demande.  

Transmission de la demande d’accès aux renseignements de santé - CRME                       

Envoyer le formulaire et les pièces justificatives par : 

• Par courriel*, à l’adresse : archives.medicales.crme.hsj@ssss.gouv.qc.ca
• Par télécopie, au 514 723-7127
• Par courrier, à l’adresse suivante : 

          Centre de réadaptation Marie-Enfant
          Service des Archives médicales

          5200, rue Bélanger Est
          Local F-SS-008
          Montréal (Québec) H1T 1C9

• En personne, pendant les jours et heures ouvrables, au service des Archives médicales du CRME (local F-SS-008)

*Veuillez noter que bien que les boîtes courriel du CHU Sainte-Justine et du CRME soient sécurisées, toute information transmise depuis ou vers une boîte non sécurisée (par exemple : gmail, hotmail) est susceptible d’interception. Il est donc conseillé à la demanderesse ou au demandeur de chiffrer le courriel lors de l'envoi.  

Délais  

Conformément à l’article 34 de la Loi sur les renseignements de santé et des service sociaux, le service des Archives médicales dispose d’un délai de 30 jours pour répondre à une demande d’accès à l’information. 

Recours 

• En vertu de l’article 132 de la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux, une personne dont la demande d’accès a été refusée, en tout ou en partie, par le responsable de la protection des renseignements peut demander à la Commission d’accès à l‘information de réviser cette décision.  
• Une demande de révision doit être adressée à la Commission d’accès à l’information dans les 30 jours qui suivent la date de la décision ou de l’expiration du délai accordé par la présente loi au responsable de la protection des renseignements pour répondre à une demande d’accès ou de rectification. 
• Pour plus d’information, consulter le site de la Commission d’accès à l’information du Québec au lien suivant: https://www.cai.gouv.qc.ca.